POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AORI APP
INTRODUCCIÓN.
NOVAIDEE S.A.S es una empresa colombiana que tiene como actividad principal
conectar usuarios (fans) con creadores de contenido por medio de una plataforma
virtual compuesta por una página Web y una aplicación móvil. Para que los usuarios
ingresen y puedan conocer acerca de la variedad contenidos exhibidos que
pueden desbloquear o comprar y puedan realizar la transacción de compraventa
directamente con los creadores de contenido por medio de AORI de manera
electrónica, y en general todo tipo de actividades complementarias, como
publicar fotos, vídeos entre otros, como una red social.
NOVAIDEE S.AS., con la finalidad de dar cumplimiento estricto a la normatividad
vigente de protección de Datos Personales, de acuerdo a lo establecido en la Ley
1581 del 2012, Decreto 1074 de 2015, Circular 05 de Agosto 2017 y demás
disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen presenta la
siguiente POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES o
(Política de Tratamiento) con el propósito de proteger la información personal
brindada por los Titulares que tengan relación con NOVAIDEE S.A.S. como lo son
socios, clientes, empleados, colaboradores y cualquier otra persona natural de la
cual NOVAIDEE S.A.S., obtenga, recolecte, procese o trate datos personales, sea
que dicho tratamiento sea realizado por NOVAIDEE S.A.S. o por terceras personas
que lo hagan por encargo de ésta.
La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional
del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y
rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases
de datos de NOVAIDEE S.A.S., y en virtud del cumplimiento de dicho derecho sólo
recolecta y da Tratamiento a Datos Personales, cuando así haya sido autorizado
previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre
confidencialidad y privacidad de los Datos Personales. Así mismo, detalla los
lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger
los Datos Personales de los Titulares, las finalidades de Tratamiento de la
información, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los
procedimientos que se deben agotar para conocer actualizar, rectificar y suprimir
la información y los respectivos canales para que estos puedan ejercerlos.
OBLIGACIONES
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para NOVAIDEE S.A.S, persona
jurídica que que actuará como responsable del Tratamiento de Datos Personales
proporcionados por el Titular de los mismos.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
NOVAIDEE S.A.S, persona jurídica que actuará en adelante, como responsable del
Tratamiento de Datos Personales, sociedad comercial legalmente constituida,
identificada con NIT 901006912-8, con domicilio principal en la cuidad de Santiago
de Cali, Colombia.
DEFINICIONES LEGALES/TÉRMINOS JURÍDICOS
Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas
naturales determinadas o determinables.
Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En
el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares
podrán ser:
❖ suscriptores/ usuarios/fans/creadores de contenido;
❖ contratistas;
❖ proveedores;
❖ todas aquellas personas no vinculadas a NOVAIDEE S.A.S. de quien se
haga tratamiento de los datos personales.
Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son
objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.
Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso
incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre
otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico,
opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales.
Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es
relevante para el Titular.
Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular
como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por
lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.
Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la
ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.
Habeas data: Es el derecho que tiene el Titular de los datos personales de exigir de
las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección,
adición, actualización y rectificación de los datos, así como la limitación en su
divulgación, publicación o cesión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares de los
datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa
acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le
serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales
serán usados sus datos personales.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o
privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento
de datos personales.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o
privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos
personales por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que
custodia las bases de datos personales.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un
tercero de los mismos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia,
cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por
el encargado en nombre y por cuenta del responsable, para cumplir con las
finalidades de este último.
Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el
responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del
tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Violación de datos personales: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código
Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio
o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe,
compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos
personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes,
incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y
en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”
MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, la
cual se encuentra publicada en la página web de AORI, parte inferior derecha,
inicio de sesión.
Consulta en el siguiente enlace:
http://www.aori.app/Views/index.html?aori=1669674221816
FORMAS DE OBTENER O RECOLECTAR LOS DATOS PERSONALES.
NOVAIDEE S.A.S. podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información
del titular de la información de conformidad con la política de uso de datos
contenida en el presente documento a través de los siguientes medios.
1. Inscripción y uso de la aplicación móvil AORI – NOVAIDEE S.A.S.
2. Inscripción y uso de la página web de AORI - NOVAIDEE S.A.S.
3. Suscripción de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio
con NOVAIDEE S.A.S.
4. Inscripción como proveedor de NOVAIDEE S.A.S.
PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Según lo establecido en el Artículo 4, Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la
protección de datos personales se regirá por la aplicación armónica e integral de
los siguientes principios:
Principio de legalidad en el tratamiento de datos personales: El tratamiento de
datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad
reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones
que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una
finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser
informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse
con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos personales debe
garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del
encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del
Tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581
de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas
que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo
sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581
de 2012 y en los términos de la misma.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites
que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la
Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo
podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas
en la mencionada ley.
DERECHOS DE LOS TITULARES
En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución,
circular 05 de 2017, la ley 1581 del 2012, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás
normas que regulen la materia, los Titulares de los datos personales podrán ejercer
de forma gratuita e ilimitadamente los siguientes derechos consagrados en el
artículo 8 de la ley 1581 del 2012:
Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento.
Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho a ser informado por el responsable previa solicitud, del uso que se ha dado
a sus datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las
políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.
Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento
Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y
Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las
demás normas o tratados internacionales que la modifiquen, adicionen o
complementen.
Derecho a acceder a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
FORMA DE RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
1. Forma de recolección de los datos personales de los Usuarios/Clientes.
La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios
de NOVAIDEE S.A.S., se realizará de las siguientes formas:
• Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que
acceden a la plataforma de NOVAIDEE S.A.S. por el uso de cookies. Algunos de
los datos que se pueden almacenar automáticamente son las URL, el navegador
utilizado, dirección IP entre otros.
• Mediante el intercambio de correos electrónicos.
• A través del acceso a páginas Web de la empresa.
• A través del acceso a la aplicación, creando el usuario y contraseña.
• A través de llamadas telefónicas.
• Mediante eventos realizados por NOVAIDEE S.A.S.
• Mediante las transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos.
2. Recolección de los datos personales de socios.
La recolección de datos personales de los socios se realizará de las siguientes
formas:
• A través de la suscripción de acciones.
• Mediante reuniones de órganos directivos o asambleas generales de
accionistas y sus respectivas convocatorias.
• A través del intercambio de correos electrónicos u otros medios de
comunicación con los accionistas.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
Los Datos Personales que recolecte NOVAIDEE S.A.S., son incluidos en una Base de
Datos a la cual tiene acceso el personal autorizado de NOVAIDEE S.A.S. en ejercicio
de sus funciones. Advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento
de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean
comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección.
Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Usuarios.
La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos
personales de usuarios de NOVAIDEE S.A.S., tiene como finalidad principal
prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una
excelente calidad. Por lo anterior, las finalidades de recolección y
tratamiento de los Datos Personales de los Usuarios y Clientes de NOVAIDEE
S.A.S. serán las siguientes: Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y
almacenar los datos personales dentro de los sistemas, bases de datos y
archivos de NOVAIDEE S.A.S
Creación y administración de la cuenta del usuario.
Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial
entre el Titular del dato personal y NOVAIDEE S.A.S.
Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página
Web y aplicación, sobre los productos de los oferentes, para formalizar la
relación de consumo del producto AORI.
Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo
y/o de administración de sistemas.
Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con
las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar un servicio de
calidad para cubrir sus necesidades específicas de los usuarios.
Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de
educación, publicidad o marketing, ventas a distancia. Haciendo uso de
medios tales como, correo electrónico, notificaciones PUSH, mensajes de
texto (SMS), ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página
web y la aplicación.
Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al
usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando
de esta manera un mejor servicio.
Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento
del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido,
personalizando presentación del servicio.
Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
Realizar encuestas de satisfacción, para calificar el servicio y la atención por
medio de los canales dispuestos para ello.
Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y
reclamos de los usuarios o terceros; y direccionarlos a las áreas responsables
de emitir las respuestas correspondientes.
Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y
tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o
judiciales.
Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los
acuerdos suscritos con los clientes Titulares de la información.
Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley,
especialmente el referente a la información de los libros y papeles del
comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años,
según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o
internacionalmente a proveedores con los que NOVAIDEE S.A.S. desarrolle
actividades en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer
Transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten
actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el
objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa
colombiana.
Remitir información a los Encargados del Tratamiento para facilitar y mejorar
la calidad del servicio de NOVAIDEE S.A.S.
Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones
financieras derivadas de la relación comercial.
Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas
para ello.
Nota: De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de
datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del
Titular.
Finalidad del tratamiento de los datos personales de Socios
La recolección y tratamiento de los datos personales de los socios de NOVAIDEE
S.A.S. tendrá carácter privado y se realizará con el fin de permitir el ejercicio de
derechos y deberes relacionados con tal condición, así como para llevar a cabo
las siguientes finalidades:
Realizar el registro de gestión económica, contable, fiscal, y administrativa.
Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así
como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el
desarrollo adecuado del objeto social, previa autorización de los mismos.
Realizar Procesos al interior de la compañía, con fines de desarrollo operativo
y/o de administración de sistemas.
Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y
deberes inherentes a su calidad de accionistas.
Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley,
especialmente el referente a la información de los libros y papeles del
comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años,
según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a
ser procedente, para los fines relacionados con la operación de NOVAIDEE
S.A.S., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el
cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
Nota: Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e
informada al Titular.
AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un
requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del
tratamiento de datos personales. El consentimiento debe cumplir con los siguientes
presupuestos:
Previo: La autorización la debe dar el Titular de información de manera previa a
cualquier tipo de Tratamiento de datos personales.
Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.
Informado: El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus
datos personales y las finalidades que pueden derivarse del Tratamiento de los
mismos.
Todos los visitantes de las Plataformas de NOVAIDEE S.A.S. deben registrarse y
autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso del servicio
ofrecido. Por tanto, en cada uno de los sistemas se encuentra una casilla que dice
“Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser leída y
aceptada para poder continuar con el uso del servicio de NOVAIDEE S.A.S.
Obtención de Datos Recolectados Antes de la Vigencia del Decreto 1377 de 2013
Para la obtención o recolección de Datos Personales de los Titulares obtenidos
antes de la vigencia del Decreto 1377 de 2013, se buscará obtener la autorización
a través de mecanismos eficientes de comunicación. Se entiende por mecanismos
eficientes de comunicación aquellos que la empresa NOVAIDEE S.A.S usa en el
curso ordinario de su interacción con los Titulares como correos electrónicos,
página web, aplicación, llamadas telefónicas, entre otros.
CANALES DE ACCESO Y MECANISMOS DISPUESTOS POR NOVAIDEE S.A.S
En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los
derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular
de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o
apoderados, NOVAIDEE S.A.S. habilitará canales de acceso para los Titulares.
Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas al
Oficial de Protección de Bases de Datos Personales o al ÁREA DE COSTUMER
CARE/SERVICIO AL CLIENTE o BOTÓN DE CONTÁCTO, de NOVAIDEE S.A.S., por
cualquiera de los siguientes medios:
Atención electrónica: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento a través
del centro de ayuda disponible en la plataforma virtual.
Atención escrita: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento formal a la
dirección: Calle 32# 74 -13 de Cali, Colombia.
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área de servicio al cliente (área o persona encargada de la atención de
consultas y reclamos) es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las
solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Las consultas, quejas o reclamos podrán ser presentados a través de un documento
con las características que se describen en cada uno de los supuestos o mediante
el formulario de consultas quejas y reclamos que podrán consultar en la página
web de AORI en la opción; centro de ayuda o servicio al cliente.
Puedes acceder mediante el siguiente enlace:
http://www.aori.app/Views/index.html?aori=1669670813301
Consultas
Tratándose de un derecho de petición en calidad de información y/o
consultas, NOVAIDEE S.A.S. dará respuesta en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición
o consulta.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará
al interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que
esta se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término. El documento de consulta deberá
contener lo siguiente:
❖ Área de servicio al cliente NOVAIDE S.A.S. a la cual va dirigida (Costumer
care/Servicio al Cliente)
❖ El nombre y número de identificación del Titular.
❖ Copia documento de identidad del titular
NOTA: En caso de que el causahabiente del Titular solicite la consulta, deberá
adjuntar a la consulta:
❖ Área de servicio al cliente NOVAIDEE S.A.S. a la cual va dirigida (Costumer
care/Servicio al cliente)
❖ El nombre y número de identificación del Titular.
❖ Copia Documento de identidad del Causahabiente.
❖ Copia Registro civil de defunción del Titular.
❖ Documento que acredite la calidad en que obra.
❖ Copia documento de identidad del Titular.
❖ Descripción completa de la consulta.
❖ Dirección y datos de contacto del consultante.
• Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular, deberá presentar:
❖ Área de servicio al cliente NOVAIDEE S.A.S. a la cual va dirigida (Costumer
care/Servicio al Cliente)
❖ El nombre y número de identificación del Titular.
❖ Copia Documento de identidad del representante legal
❖ Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
❖ Copia documento de identidad del Titular.
❖ En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta
de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de
representante o custodio del menor.
❖ Descripción completa de la consulta.
❖ Dirección y datos de contacto del consultante.
Quejas y/o reclamos
Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de
cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o reclamo
será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de
recepción del documento.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará
al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin
que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja
o reclamo. El documento de queja o reclamo deberá contener:
❖ Área de servicio al cliente NOVAIDEE S.A.S. a la cual va dirigida (Constumer
Care/Servicio al cliente)
❖ El nombre y número de identificación del Titular.
❖ Copia documento de identidad del titular
• NOTA: En caso de que el causahabiente del Titular presente la queja y/o
reclamo, deberá adjuntar:
❖ Área de servicio al cliente NOVAIDEES.A.S. a la cual va dirigida (Constumer
Care/Servicio al Cliente)
❖ El nombre y número de identificación del Titular.
❖ Copia documento de identidad del titular
❖ Copia Documento de identidad del Causahabiente
❖ Copia Registro civil de defunción del Titular.
❖ Descripción completa de la consulta.
❖ Dirección y datos de contacto del consultante.
❖ Documento que acredite la calidad en que obra.
• Si se trata de un representante legal y/o apoderado:
❖ Área de servicio al cliente NOVAIDEE S.A.S. a la cual va dirigida (Constumer
Care)
❖ El nombre y número de identificación del Titular.
❖ Copia documento de identidad del titular
❖ Copia Documento de identidad del representante legal
❖ Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
❖ En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta
de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de
representante o custodio del menor.
❖ Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y/o queja.
❖ El objeto perseguido.
❖ Dirección y datos de contacto del reclamante.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
NOVAIDEE S.A.S no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos
que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará
ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular
de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento
de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:
• Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular
y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
• Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y
con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o
cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política,
filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus
miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su
finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la
autorización del Titular.
• Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En
este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de
identidad de los Titulares.
• Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto,
no serán obligatorias. En todo caso, NOVAIDEE S.A.S. observará estrictamente las
limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles.
NOVAIDEE S.A.S., no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega
de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia
posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos
Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo
tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información
NOTA: No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de
los autorizados expresamente por el Titular
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES
NOVAIDEE S.A.S procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños,
niñas y adolescentes menores de 18 años. El uso de la plataforma solo es para
mayores de edad. Sin embargo, en caso de que los menores de 18 años con
capacidad jurídica quieran usar el servicio deberán contar la autorización expresa
por parte de su representante legal.
De presentarse el tratamiento de datos de menores de edad, NOVAIDEE
S.A.S. garantizará, como Responsable del Tratamiento, que dichos datos
personales serán tratados adecuadamente, aplicando los principios y obligaciones
establecidos en la Ley 1581 de 2012, Circular05 del 2007, tratados internacionales
que regulen el tratamiento da datos personales y demás disposiciones sobre
protección de bases de datos personales vigentes.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá un
tratamiento especial y unas medidas rigurosas para su protección. Aquellos datos
que no sean de naturaleza pública cumplirán con los siguientes parámetros y
requisitos.
• Responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y
adolescentes.
• Se valorará la opinión del menor cuando éste cuente con la capacidad y
autonomía debidas para entender el asunto.
En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y
adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos
personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante
no se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.
TRANSMISIÓN O TRANSFERENCIA NACIONAL – INTERNACIONAL
NOVAIDEE S.A.S podrá compartir la información de los datos personales con
aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto
social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.
La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las
reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de
control, especialmente las siguientes:
• Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos
personales, NOVAIDEE S.A.S. se asegurará del cumplimiento de las exigencias de
la legislación de protección de datos vigente y las medidas de protección por
parte del encargado o nuevo responsable, según sea el caso.
• De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país
receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección,
de la forma que establezca la Autoridad de Control en Colombia, para que la
misma profiera la declaración de conformidad a la que se refiere el parágrafo
primero del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el país receptor no
cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o
transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las
siguientes excepciones legales:
1. Que el Titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la
transferencia o transmisión de datos.
2. Intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el tratamiento del
Titular por razones de salud e higiene pública.
3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte
aplicable.
4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales
Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad
5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el
responsable del tratamiento, o la ejecución de medidas precontractuales
siempre y cuando se cuente con autorización del Titular.
VIGENCIA
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 30 de
noviembre de 2022.
Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos
permanecerán en las bases de datos de NOVAIDEE S.A.S. durante el tiempo que
sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas anteriormente o para que
la empresa pueda cumplir con sus deberes legales. Una vez se cumplan dichas
finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su
información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
No obstante, la información será revisada cada año para verificar la veracidad de
los datos proporcionados por el Titular y con la finalidad de seguir con un adecuado
tratamiento.
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